Hallinto ja päätöksenteko
Mitä henkilötietoja käsittelemme?
Hallintoasioissa tallennetaan seuraavat luottamushenkilöiden henkilötiedot:
- Nimi
- Osoite
- Puhelinnumero
- Sähköpostiosoite
- Edustajistoryhmä
- Pankkiyhteystiedot korvausten maksamista varten
Hallintoasian vireillepano, käsittely, ratkaisu, päätöksenteko ja tiedoksianto:
- Nimi
- Puhelinnumero
- Sähköposti
- Tarvittaessa pankkiyhteystiedot
Hallinnon opiskelijaedustajaksi hakeneista tallennetaan seuraavat henkilötiedot:
- Nimi
- Opiskelijanumero
- Tiedekunta, johon hakijalla on ensisijainen opinto-oikeus
- Sähköpostiosoite
- Sukupuoli
Kuinka pitkään säilytämme henkilötietojasi?
- Toimielimien pöytäkirjat säilytetään pysyvästi
- Pääsihteerin päätökset säilytetään 10 vuotta
- Asioiden ja asiakirjojen rekisteröintitiedot (ns. diaari) säilytetään pysyvästi
- Kirjeenvaihtoasiakirjat säilytetään pääsääntöisesti 10 vuotta, ellei pidemmästä säilytysajasta ole säädetty lailla tai määrätty viranomaisen ohjeella
- Muita hallinnollisiin asioihin liittyviä henkilötietoja säilytetään vähintään 10 vuotta ja enintään pysyvästi riippuen siitä mitä tietoaineistojen säilyttämisestä on erikseen säädetty.
- Valittujen hallinnon opiskelijaedustajien (varsinaiset ja varaedustajat) henkilötietoja säilytetään kaksi vuotta (toimikausi).
- Ei-valittujen henkilötiedot hävitetään hakuprosessin päättymisen jälkeen.
Mistä käsiteltävät henkilötiedot saadaan?
Henkilötiedot saadaan rekisteröidyltä itseltään. Mikäli rekisteröidy ei toimita tarvittavia henkilötietoja, prosessit eivät etene.
